广东开放大学2023秋《会议运行管理》 测验

  D. 会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动。

  答案是：会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动。

  报告、发言、讲话、辩论等口头交流的方式是与会人员传递信息、交流思想、表达意志和阐明立场的主要手段。这是指的会议的什么性质

  凡是旨在进行经济、教育、科学、文化、体育等领域的传播交流，采取商业活动运作模式.向社会公开、具有一定规模、跨组织进行的会议，都属于商务会议的范畴。

  商务会议的主办者为会议活动提供必要的场所、设施和服务确保会议正常举行，但并不全是出资举行商务会议的组织。

  商务会议以报告者和与会者之间进行面对面的问题探讨为主要特征而区别于别的信息媒介。

  列席成员即指具有正式资格，有一定的发言权，但无表决权和选举权的会议成员。

  会议的议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。

  会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开、组成、议事程序等方面的准则。

  非正式会议在程序规则上较简单，可能是临时召开的“碰头”会，或者是正式会议之前的协商会议。非正式会议通常是用来解决特定的问题，而不是讨论整体性主题。

  常见的商务会议有:股东大会、董事会、经理会、团队会议、商务谈判会议、企业新闻发布会、展览会等。

  如果策划方案最终想要达到赢得利润的目的，预算部门就要给宣传、市场营销和公共关系部分多拨付一些资金。

  预算是一种在举办商务会议时最普遍采用的计划工具，它假定每一件重要的事情都能够定量化并转换为一定的金额。

  会议的成本控制监视各项活动以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。

  固定费用预算随着会议人数而变动，当实际收人少于预期收人时，固定费用随之变动

  在筹备商务会议的过程中，用货币形式表示会议的各项活动是必不可少的一个环节，掌握了会议预算就掌握了整个会议。

  在收人既定的情况下，较低的费用意味着较高的收益率。当竞争非常激烈或收人来源紧张时，首先削减费用预算的做法是比较得当的。

  商务会议的策划委员会通常是从主办公司的各个部门抽调人员组成，需要为其支付一定报酬，委员会的支出由他们花费的差旅费、餐饮费和一些设备材料费用组成。

  预算管理办公室是控制的核心部门，协助部门则负责本部门的成本控制，并及时向预算管理办公室汇报。

  在会议进行之中，应当使用预先形成的监控和评估系统，对预算方案的合理性和经济适用性及时提出反馈并纠正各种重要偏差，这也称为预算的控制。

  成本控制可以在会议开始之前、进行之中或结束之后进行。第一种称为前馈控制，第二种称为中期控制，第三种称为反馈控制。

  预算是对具体工作和活动的资金金额分配，它是以策划方案为基础的，没有策划方案中对每项活动的具体详细的规定，就不可能对其进行预算。

  现代胡的远程商务会议一般都需设主会场和分会场，主会场作为中心会场，出席会议的主要领导、主持人、（）都应在此。

  会议是产品的一种，因此其营销活动应遵循市场营销的一般规律，即包括分析市场机会、（ ）、设计营销组合三个步骤。

  商务会议是商业活动中沟通协调的重要手段，商务会议组织与活动的过程就是（ ）的过程。

  现代市场营销学认为，设计和分析、评价市场机会，是市场营销管理人员的主要任务。

  了解参会者的购买动机以及关注点;倾听销售人员的建议;向专家请教，让专家提供相关建议。这都属于市场调研方法中的抽样调查。

  会议的参与需要支付一定的成本，这个成本大多数表现为金钱成本、时间成本以及精力成本等。

  公关宣传是指发起者投资一定经费在某种媒体上发布重要商业新闻，或者在广播、电视中和银幕、舞台上获得有利的报道、展示、演出，用这种非人员形式来刺激目标顾客对某种产品、服务或商业单位的需要。

  网络会议中，每个与会者不能在同一时刻“发言”，否者会议中会产生“混乱”的情况;但与会者可以在不受影响的情况下各抒己见，即使是性格内向的与会者也可不受干扰地陈述自己的观点。

  筛选工作是信息加工的第一个环节，对于提高商务会议信息的利用率起着至关重要的作用。

  在基本不改变所收集和保管的商务会议信息形态的情况下，可有选择地为会议信息的利用者提供服务，如复制利用、发布利用、查阅利用。

  会议信息的传递是以书面传递为主要方式，以口头传递和声像传递以及其他传递手段为辅助方式。

  会议中的文件包括了欢迎词、开幕词和闭幕词、会议记录、会议纪要、会议讲话稿、商品说明书、会谈方案、新闻发言稿、展览会说明书等。

  会序册应包括会议时间、会议的内容、会议主持人、会议经费以及业余活动安排等。

  会议纪要一旦被权力机关批转或转发，就同权力机关签发的其他正式文件一样具有指令作用。

  商务会议文件的类型最重要的包含商务会议通知书、会序册、商务会议方案、商务会议开幕词和闭幕词、商务会议讲话稿、商务备忘录等。

  （ ）最大的目的是在会议的过程中为各个企业开辟商品的出路，接下更多的订单，所以在制定方案的时候肯定要体现这种特点。

  （ ）是召开大中型会议之前对会议如何召开所作的预想性方案，是一种书面文字材料。

  （ ）通过种种有效的方式和方法，将收集、处理、存储的会议信息资源提供给商业活动利用，以满足利用者信息需求，发挥信息的效用，促进商业活动效率的提高。

  天地公司秘书初萌正在按照与会人员名单发会议通知。桌上摆着给与会者的通知、议事日程和行车路线图。

  自语)解放路西街(随手写成“东街”)18号君兆公司收。邮编1000360

  (然后取通知、议事日程，忘了行车路线图。继续抄写下一份通知的信封。电话铃响。)

  李:您好，我是安洁公司总经理秘书李娜，我们刚刚收到你公司发来的关于你公司新产品推广会的邀请函，我们准备派人参加，可是邀请函上写的会议地址的确切位置我们不太清楚。

  好的信封，然后从抽屉中拿出已打印好的安洁公司的地址和邮寄标签准备给安洁公司重邮一封。江涛敲门。）

  初:我一会再跟前台落实一下会议室，应该没问题。会议文件我已打印装订好了。其中关于我公司XX年度的营销提成方案意见稿，我注明了会议结束后要退回。

  初:噢，这事我知道，他们说一会儿就完。方经理，刚才公共部的江经理来说，我准备的记者证不太合适，您说我该怎么改呢?

  方:我还没有来得及说这事呢，你设计得太简单粗糙，不便于区分吝种与会人员的身份。你再想想。

  (下午1: 50，公共部的人员纷纷走出会议室。会议室里桌椅凌乱，桌上有许多堆满烟头的烟灰缸和一次性口杯。初萌抱着一螺文件推门进来，愣在门口。)

  参考案例所提供的情况，判断下列各条规则，对话中的会议筹备人员是否做到，请选择对错。

  一些涉及外部人员的重要会议，应提前随会议通知寄发议事日程、路线图、代表证、汽车通行证等相关附件。

  寄出的会议通知是否正确寄达，以及有关附件是否有遗漏，初秘书及时进行了确认。

  对于像安洁公司这样联系比较密切的单位，事先应将其邮寄标签打出多套，以免重复打印或抄写。

  会议证件的样式可采用系带式卡片或夹子式卡片。给记者们的证件最好是系带式，这样带取方便，设计应美观大方。

  制作会议证件应注意将各类与会者加以区分，比如，可用不同的颜色证件区分正式代表、工作人员和新闻记者。

  内部会议的地点一定要事先落实好，应避免两个会议的时间间隔太短，而没时间为下一个会议做好相关的准备。

  秘书事先应调试一下会议室的扩音、照明、空调、投影等相关设备，防止设备出问题。

  准备发放会议文件时，不能有多少与会者就准备多少份，要留有一定以备临时增加与会者。

  会议文件应事前打印装订好，并按与会人员名单事先分发好，最好给每人一个文件袋或文件夹。